刚柔并济，做好ERP项目评估

　　但不能说，ERP无法评估。笔者认为，企业可以从两方面去评估ERP的实施效果，一是柔性的标准，靠企业主观去判断；二是硬性的标准，靠具体的数据去量化。

　　一、柔性标准。

　　1、帐套数据是否统一。

　　在上ERP数据之前，各个部门对统一数据内容往往都有多个版本。如采购价格数据，可能采购部门与财务部门都有一个版本，其数据往往不统一；又如生产成本数据，财务部门与生产部门又可能各自有各自的版本；再如库存数据，采购、仓库、生产对同一种材料的库存数量可能有三种以上的版本。这些数据的不统一，为企业的决策、计划、利润分析等等，都会带来比较大的麻烦。

　　为此，第一个柔性指标就是看这些帐套的数据，在整个公司内是否只有一个版本。若只有一个版本，说明这个指标达标了；若各个部门之间还有自己的版本，则说明还存在某些问题，顾问要了解其中问题的原因，是出在那里，是各个部门之间统计的方法不一致，还是查询的方法不对。找到问题后，再对症下药。数据的统一，是评价ERP是否成功的最基本的一个标准。

　　2、流程的可控制性、连贯性。

　　如采购价格的审核程序，在企业的规章制度中，规定采购价格的变更需要采购员申请，采购经理审核，物流总监复核，财务部门存档。但是，在没有上ERP系统前，当采购价格变更时，有时候，采购员只让采购经理审核，而没有让物流总监复核，有时候甚至私自更改价格，连采购经理都没签字审核。因为企业采购物料繁多，采购经理也不可能记得住每个物料的价格，这给有些采购员，有了可乘之机。

　　而有了ERP系统，就可以使得这个流程按即定的程序走。这就好象在一条马路上，ERP就好象红绿灯，指挥着信息的流程，该停则停，该走则走。企业在进行ERP评估时，就要考察一下，企业的相关管理流程是否可以进行ERP自动控制，而不要去人为的干预。如上面的采购价格的变更，若采购价格跟企业上次确定的采购价格不一致，则系统定单就无法审核，也就无法下发给供应商，更加无法入库。而只有采购经理、物流总监等人员在系统中审核后，采购价格才能变更，采购单才可以审核。若能实现这一点，就说明采购价变更流程在ERP中，得到了控制。说明，ERP对现有的管理流程具有可控性。

　　流程的连贯性，有两方面内容，一是单据的开立能否连贯起来，二是单据的倒查，能否顺利进行。如能否从报价单直接开立销售定单，然后根据销售定单生产采购和物料计划，然后再根据此计划生产采购单与生产定单，然后根据此分别生成原材料入库单和生产入库单。最后，再根据销售定单生成出货单，根据出货单和原材料进货单分别生成应收帐款与应付帐款，再根据此，生成收款单、付款单，最后产生相关的报表。若此流程能够一气呵成，则说明，ERP的流程连贯性是不错的。若在形成的过程中，磕磕碰碰，或者需要人为较多的干涉，则说明，在流程设计方面，要么是本身企业流程连贯，要么是设计有缺陷，总之，流程方面的管理，不怎么完善。

　　流程的连贯性，不但体现在顺着跑，倒着走也要畅通无阻。如在库存盘点是，发现仓库里多了笔货，通过系统，要能够迅速查到这笔货是什么时候入库的，什么时候采购的，用于生产哪个销售定单中的哪个产品的。若收到客户投诉，说某个产品质量不好，要能够通过ERP系统，马上查到该产品是出自哪条生产线，哪个班次，用了哪些供应商的哪些材料，甚至要能追踪同批次的产品、同材料生产的产品、同生产线生产的产品，有否相同的问题。

　　若流程顺走、到走都畅通了，则说明流程的连贯性方面还不错，否则，企业跟软件公司都要进行自查，看是那方面出现问题，再进行改善。

　　3、有关工作的自动化程度。

　　信息化管理，就是要使得相关作业自动化，减少人为的失误造成的损失。所以，ERP评估的另一个柔性的标准，就是其有关作业流程，人的因素是否减少，作业自动化程度如何。

　　如销售定单的下达流程。在手工操作下，销售定单的下达要经过多到程序，如价格、成本的核对，产品信息的核对，包装方式的确认，交期的协调等等。而采用ERP系统后，价格、成本等信息会自动跟预定义的信息进行核对，包装方式等也会默认上次该客户的包装方式，系统也会判断客户要求的交期，企业能否按期完成等等，可以减少大部分的人为确认，从而实现流程的自动化，提高工作效率。

　　评估ERP自动化作业的另一个功能是，再订货点及安全库存建议报表。因为当企业下达采购定单到供应商送货时，中间有个间隔，这个日期叫做交货期。有了这个交货期，企业就不能当材料用光时，才下采购定单，如此，则可能会导致企业生产的中断。而应该在企业还有一定的存货时，就开始下采购单。那这个一定数量的存货是多少呢？ERP系统要能够根据相关的模型，帮企业算出这个合理的再订货点，并当库存数量底于这个订货点时，要给相关人员报警，说某某材料要采购了。

　　安全库存也是类似的道理。安全库存是企业为了满足不时之需要，而设置的库存。安全库存数量太高，会占用企业的资金，太少，又起不到其应有的作用。所以，一方面，ERP要能够根据相关模型，找出合理的安全库存，同时，当低于这个库存时，ERP系统要能够自动报警，并生成相应的请购单，让相关人员去请购、采购。

　　当然，企业还可以根据自身的情况，去收集一些需要ERP自动执行的流程，然后在系统评估时，评估这些流程的自动化程度。

　　当然，顺便说一句，流程的自动化最终是要根据企业准备的基础数据来决定的，若相关基础数据准确、齐全，则人为的干预会比较少，相反，则系统在运行的过程中，会要求人工的配合。

　　4、数据的自动化收集与分析。

　　在手工操作阶段，老总想要知道即时的应收帐款余额，有多少应收未收的款项；哪些产品现在是赚钱的，哪些是亏的；客户的利润贡献率是多少；等等。都要相关人员进行收集、计算、分析，每个一天时间时得不出来结果的，有些甚至有一个星期。而ERP应该能够帮助企业，快速、准确的得到这些数据。

　　按理说，现在的ERP系统，基本上都可以得到这些数据，并进行相应的计算分析。问题在于，ERP能否根据企业的数据，得到正确的结果。影响其结果正确性的因数有基础数据的准确性、操作的准确性、单据是否及时审核等情况。若结果与现实差异较大，则企业要同顾问一起寻找原因，看看是在哪个方面出了差错，哪些方面有待改进。

　　因为数据的自动化分析要靠其他系统模块的积极配合才能进行，如产品利润率分析，就要靠销售模块、生产模块、成本模块、财务模块等各个模块的积极配合，有一个模块使用的不好，就可能导致结果不准确。所以，其是一个综合性的分析指标。若这个指标准确了，就可以在一定程度上说明，其他模块应用的也比较好了。

　　5、操作的便利性。

　　ERP说到低是一个工具，是给用户进行操作的。所以，在项目评估时，也要考虑用户的感受，要听取用户的意见。看看其业务的操作是否便利，界面是否友好等等。若一支简单的作业，操作非常的烦琐，即使是因为员工不熟练，那也说明，这个项目没做好，因为培训员工操作是顾问的本职工作。他们操作的不熟练，要么是你们的软件操作不够友好，要么是你培训工作没倒位。总而言之，是项目有缺陷。

　　以上笔者总结了一些ERP评估的柔性标准，因为这些评估没有量化的标准，主要是靠人为主观的判断，所以，企业在评估是，一定要客观公正，才显得有意义。在下篇评估的文章中，笔者将总结一些刚性的标准，即可以量化的标准，供大家参考。

　　3、有关工作的自动化程度。

　　信息化管理，就是要使得相关作业自动化，减少人为的失误造成的损失。所以，ERP评估的另一个柔性的标准，就是其有关作业流程，人的因素是否减少，作业自动化程度如何。

　　如销售定单的下达流程。在手工操作下，销售定单的下达要经过多到程序，如价格、成本的核对，产品信息的核对，包装方式的确认，交期的协调等等。而采用ERP系统后，价格、成本等信息会自动跟预定义的信息进行核对，包装方式等也会默认上次该客户的包装方式，系统也会判断客户要求的交期，企业能否按期完成等等，可以减少大部分的人为确认，从而实现流程的自动化，提高工作效率。

　　评估ERP自动化作业的另一个功能是，再订货点及安全库存建议报表。因为当企业下达采购定单到供应商送货时，中间有个间隔，这个日期叫做交货期。有了这个交货期，企业就不能当材料用光时，才下采购定单，如此，则可能会导致企业生产的中断。而应该在企业还有一定的存货时，就开始下采购单。那这个一定数量的存货是多少呢？ERP系统要能够根据相关的模型，帮企业算出这个合理的再订货点，并当库存数量底于这个订货点时，要给相关人员报警，说某某材料要采购了。

　　安全库存也是类似的道理。安全库存是企业为了满足不时之需要，而设置的库存。安全库存数量太高，会占用企业的资金，太少，又起不到其应有的作用。所以，一方面，ERP要能够根据相关模型，找出合理的安全库存，同时，当低于这个库存时，ERP系统要能够自动报警，并生成相应的请购单，让相关人员去请购、采购。

　　当然，企业还可以根据自身的情况，去收集一些需要ERP自动执行的流程，然后在系统评估时，评估这些流程的自动化程度。

　　当然，顺便说一句，流程的自动化最终是要根据企业准备的基础数据来决定的，若相关基础数据准确、齐全，则人为的干预会比较少，相反，则系统在运行的过程中，会要求人工的配合。

　　4、数据的自动化收集与分析。

　　在手工操作阶段，老总想要知道即时的应收帐款余额，有多少应收未收的款项；哪些产品现在是赚钱的，哪些是亏的；客户的利润贡献率是多少；等等。都要相关人员进行收集、计算、分析，每个一天时间时得不出来结果的，有些甚至有一个星期。而ERP应该能够帮助企业，快速、准确的得到这些数据。

　　按理说，现在的ERP系统，基本上都可以得到这些数据，并进行相应的计算分析。问题在于，ERP能否根据企业的数据，得到正确的结果。影响其结果正确性的因数有基础数据的准确性、操作的准确性、单据是否及时审核等情况。若结果与现实差异较大，则企业要同顾问一起寻找原因，看看是在哪个方面出了差错，哪些方面有待改进。

　　因为数据的自动化分析要靠其他系统模块的积极配合才能进行，如产品利润率分析，就要靠销售模块、生产模块、成本模块、财务模块等各个模块的积极配合，有一个模块使用的不好，就可能导致结果不准确。所以，其是一个综合性的分析指标。若这个指标准确了，就可以在一定程度上说明，其他模块应用的也比较好了。

　　5、操作的便利性。

　　ERP说到低是一个工具，是给用户进行操作的。所以，在项目评估时，也要考虑用户的感受，要听取用户的意见。看看其业务的操作是否便利，界面是否友好等等。若一支简单的作业，操作非常的烦琐，即使是因为员工不熟练，那也说明，这个项目没做好，因为培训员工操作是顾问的本职工作。他们操作的不熟练，要么是你们的软件操作不够友好，要么是你培训工作没倒位。总而言之，是项目有缺陷。

　　以上笔者总结了一些ERP评估的柔性标准，因为这些评估没有量化的标准，主要是靠人为主观的判断，所以，企业在评估是，一定要客观公正，才显得有意义。在下篇评估的文章中，笔者将总结一些刚性的标准，即可以量化的标准，供大家参考。

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